Jakie kary za KSeF? Lepiej nie wojuj z urzędem

Za nami kolejny etap wdrażania KSeF. Tego momentu obawiało się zapewne wielu przedsiębiorców (ale nie tylko), finalnie do paraliżu nie doszło. Nie oznacza to jednak, że sprawę można zamknąć – pytań dot. systemu będzie przybywać. Część z nich odnosi się do kwestii kar nakładanych na firmy. Jest się czego obawiać? Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął firmy, których wartość sprzedaży w ubiegłym roku nie przekroczyła 200 mln zł. Chodzi o kilka milionów podmiotów. Istniało ryzyko, że system nie wytrzyma dużego zainteresowania użytkowników i pojawią się problemy z wystawianiem czy przesyłaniem faktur. Okazało się, że instytucje odpowiedzialne za ten projekt podołały zadaniu. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda, mógł poinformować, że system działa stabilnie. To o tyle istotne, że rocznie narzędzie ma przyjmować około 2,5 mld faktur. Dla kogo KSeF nie jest obowiązkowy w 2026 roku? Nowe rozwiązanie objęło już większość firm. W gronie wyjątków wskazać należy m.in. najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto. Ci przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 roku. To jednak nie zamyka listy zwolnionych z używania nowego narzędzia. Po szczegóły udaliśmy się do Ministerstwa Finansów, które odesłało nas do tego dokumentu. Z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wyłączone są m.in. podmioty świadczące wybrane usługi zwolnione z podatku VAT, w szczególności usługi finansowe, ubezpieczeniowe oraz niektóre usługi inwestycyjne. Zgodnie z § 2 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wyłączenie to dotyczy sytuacji, w których usługi te – wskazane w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT – są dokumentowane fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż standardowo wymagany dla faktur VAT – poinformowali przedstawiciele resortu. Z pytaniem o przypadki, w których przejście na KSeF nie jest obligatoryjne zwróciliśmy się też do ekspertki z iFirma.pl Do końca 2026 roku poza KSeF mogą być wystawiane faktury z kas rejestrujących, w tym paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro. Dodatkowo istnieją dokumenty, które z natury nie są wystawiane w KSeF albo są objęte fakultatywnością, jak np. faktury konsumenckie, niektóre procedury szczególne czy wybrane dokumenty związane z rolnikami ryczałtowymi. Z KSeF wyłączone są m.in. noty korygujące, faktury pro forma oraz niektóre szczególne procedury VAT.  W praktyce oznacza to, że nie wystarczy odpowiedzieć sobie „jestem małą firmą, więc mnie to nie dotyczy” albo odwrotnie „od 1 kwietnia wszystko musi iść przez KSeF”. Należy analizować konkretny rodzaj dokumentu, rodzaj transakcji oraz limit sprzedaży uprawniającej do korzystania z wyjątku poza KSeF. To właśnie dlatego dziś przedsiębiorcy nie potrzebują już ogólnych komunikatów tylko bardzo praktycznej analizy własnego modelu działania – wyjaśniła nam Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w iFirma. https://x.com/KAS_Rzeszow/status/2041430836570915087?proportion=1.25 Okres przejściowy nie oznacza, że system można lekceważyć  Ministerstwo Finansów od dłuższego czasu powtarza też, że 2026 rok ma charakter przejściowy. W tym czasie nie będą nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Urzędnicy mają edukować przedsiębiorców i udzielać im wsparcia. Firmy mogą korzystać np. z całodobowej infolinii Krajowej Administracji Skarbowej.  [SALE-4206] [SALE-4230] [SALE-4203] [SALE-4204] Czy to oznacza, że ktoś może stwierdzić, iż nie będzie korzystać z systemu, chociaż powinien? Niekoniecznie. Eksperci zwracają uwagę na fakt, że na fakturę wystawioną poza systemem negatywnie może zareagować kontrahent i np. odmówić zapłaty, domagając się przy tym przesłania faktury w ramach KSeF. Z takim problemem mogą się zderzyć m.in. przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne.  W praktyce największe ryzyko w 2026 roku dotyczy nie samej sankcji "za brak KSeF", lecz skutków pośrednich. Jeżeli firma wystawia dokumenty poza systemem mimo obowiązku, nie pilnuje odbioru faktur zakupowych z KSeF albo błędnie prowadzi ewidencje i oznaczenia w JPK_VAT, może narazić się na nieprawidłowości w rozliczeniach, spory z kontrahentami, opóźnienia w księgowaniu kosztów oraz problemy przy weryfikacji dokumentów.   Co istotne, brak sankcji nie oznacza braku obowiązków. Już od rozliczeń za luty 2026 obowiązują nowe struktury JPK_VAT z oznaczeniami powiązanymi z KSeF, więc „niewejście” w system nie zwalnia z obowiązków ewidencyjnych. To samo dotyczy struktur JPK dla ewidencji przychodów oraz księgi przychodów i rozchodów składanych pierwszy raz za rok 2026 w roku 2027. Obowiązki te dotyczą zarówno podatników VAT, jak i podmiotów zwolnionych z VAT – podkreśla Joanna Łuksza z iFirma. Nasza rozmówczyni nie ma wątpliwości, że bieżący rok należy traktować jako dobry czas na wdrożenie w nowe mechanizmy, a nie zgodę na omijanie nowych zasad. Odkładanie zmian do stycznia 2027 roku do błąd. Jej zdaniem znacznie lepiej jest wejść do systemu teraz, sprawdzić, jak działa obieg dokumentów, a także kto odpowiada za pobieranie faktur, korekty, oznaczenia i nadawanie uprawnień. Ewentualne pomyłki teraz mogą być bezbolesne. Od stycznia zapewne będzie to wyglądało inaczej.  https://x.com/KAS_Lublin/status/2041423850076803378?proportion=1.65 Dobry czas na naukę. Kary w końcu staną się faktem No właśnie: czego należy się spodziewać, gdy minie okres przejściowy? Począwszy od 2027 roku wymierzając administracyjną karę pieniężną za naruszenie obowiązków KSeF, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa. Sankcje, nakładane w oparciu o art. 106ni ustawy o VAT będą miarkowane, co oznacza, że przy ich nakładaniu brane pod uwagę będą m.in. okoliczności towarzyszące danemu naruszeniu (np. problemy techniczne po stronie podatnika). W określonych przypadkach organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary – przekazał nam resort finansów. Co ciekawe, ministerstwo poinformowało nas, że "monitoruje sytuację i będzie podejmowało stosowne kroki w przypadku potrzeby dalszego wydłużenia okresów przejściowych". To jednak nie oznacza, że zmiany można lekceważyć i liczyć na to, iż kary będą przez lata odsuwane w czasie.  Największy błąd firm nie polega dziś na braku wdrożenia KSeF, lecz na przekonaniu, że skoro nie ma sankcji, można ten proces odsunąć na później. Już teraz przedsiębiorcy powinni umieć funkcjonować w nowym modelu - pobrać fakturę zakupową z systemu, prawidłowo ją oznaczyć czy ustalić role po stronie księgowości i sprzedaży. Równie ważne jest zrozumienie, kiedy można jeszcze korzystać z rozwiązań przejściowych, a kiedy trzeba już działać zgodnie z zasadami KSeF – konkluduje Joanna Łuksza z iFirma. Reasumując. Najbliższe kwartały nie powinny być dla firm czasem uciekania przed KSeF i funkcjonowania w przeświadczeniu, że nie przysporzy to problemów. Chociaż może powstać wrażenie, że funkcjonuje "podwójny obieg" dokumentów, nie jest to stan docelowy. A urzędnicy, którzy dzisiaj podchodzą do pewnych zachować w sposób wyrozumiały, ostatecznie zaczną pewnie wymierzać kary.