Jakie kary za KSeF? Lepiej nie wojuj z urzędem
Za nami kolejny etap wdrażania KSeF. Tego momentu obawiało się zapewne wielu przedsiębiorców (ale nie tylko), finalnie do paraliżu nie doszło. Nie oznacza to jednak, że sprawę można zamknąć – pytań dot. systemu będzie przybywać. Część z nich odnosi się do kwestii kar nakładanych na firmy. Jest się czego obawiać?
Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął firmy, których wartość sprzedaży w ubiegłym roku nie przekroczyła 200 mln zł. Chodzi o kilka milionów podmiotów. Istniało ryzyko, że system nie wytrzyma dużego zainteresowania użytkowników i pojawią się problemy z wystawianiem czy przesyłaniem faktur. Okazało się, że instytucje odpowiedzialne za ten projekt podołały zadaniu. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda, mógł poinformować, że system działa stabilnie. To o tyle istotne, że rocznie narzędzie ma przyjmować około 2,5 mld faktur.
Dla kogo KSeF nie jest obowiązkowy w 2026 roku?
Nowe rozwiązanie objęło już większość firm. W gronie wyjątków wskazać należy m.in. najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto. Ci przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 roku. To jednak nie zamyka listy zwolnionych z używania nowego narzędzia. Po szczegóły udaliśmy się do Ministerstwa Finansów, które odesłało nas do tego dokumentu.
Z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wyłączone są m.in. podmioty świadczące wybrane usługi zwolnione z podatku VAT, w szczególności usługi finansowe, ubezpieczeniowe oraz niektóre usługi inwestycyjne.
Zgodnie z § 2 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wyłączenie to dotyczy sytuacji, w których usługi te – wskazane w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT – są dokumentowane fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż standardowo wymagany dla faktur VAT
Z pytaniem o przypadki, w których przejście na KSeF nie jest obligatoryjne zwróciliśmy się też do ekspertki z iFirma.pl
Do końca 2026 roku poza KSeF mogą być wystawiane faktury z kas rejestrujących, w tym paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro. Dodatkowo istnieją dokumenty, które z natury nie są wystawiane w KSeF albo są objęte fakultatywnością, jak np. faktury konsumenckie, niektóre procedury szczególne czy wybrane dokumenty związane z rolnikami ryczałtowymi. Z KSeF wyłączone są m.in. noty korygujące, faktury pro forma oraz niektóre szczególne procedury VAT.
W praktyce oznacza to, że nie wystarczy odpowiedzieć sobie „jestem małą firmą, więc mnie to nie dotyczy” albo odwrotnie „od 1 kwietnia wszystko musi iść przez KSeF”. Należy analizować konkretny rodzaj dokumentu, rodzaj transakcji oraz limit sprzedaży uprawniającej do korzystania z wyjątku poza KSeF. To właśnie dlatego dziś przedsiębiorcy nie potrzebują już ogólnych komunikatów tylko bardzo praktycznej analizy własnego modelu działania
Okres przejściowy nie oznacza, że system można lekceważyć
Ministerstwo Finansów od dłuższego czasu powtarza też, że 2026 rok ma charakter przejściowy. W tym czasie nie będą nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Urzędnicy mają edukować przedsiębiorców i udzielać im wsparcia. Firmy mogą korzystać np. z całodobowej infolinii Krajowej Administracji Skarbowej.
Czy to oznacza, że ktoś może stwierdzić, iż nie będzie korzystać z systemu, chociaż powinien? Niekoniecznie. Eksperci zwracają uwagę na fakt, że na fakturę wystawioną poza systemem negatywnie może zareagować kontrahent i np. odmówić zapłaty, domagając się przy tym przesłania faktury w ramach KSeF. Z takim problemem mogą się zderzyć m.in. przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne.
W praktyce największe ryzyko w 2026 roku dotyczy nie samej sankcji "za brak KSeF", lecz skutków pośrednich. Jeżeli firma wystawia dokumenty poza systemem mimo obowiązku, nie pilnuje odbioru faktur zakupowych z KSeF albo błędnie prowadzi ewidencje i oznaczenia w JPK_VAT, może narazić się na nieprawidłowości w rozliczeniach, spory z kontrahentami, opóźnienia w księgowaniu kosztów oraz problemy przy weryfikacji dokumentów.
Co istotne, brak sankcji nie oznacza braku obowiązków. Już od rozliczeń za luty 2026 obowiązują nowe struktury JPK_VAT z oznaczeniami powiązanymi z KSeF, więc „niewejście” w system nie zwalnia z obowiązków ewidencyjnych. To samo dotyczy struktur JPK dla ewidencji przychodów oraz księgi przychodów i rozchodów składanych pierwszy raz za rok 2026 w roku 2027. Obowiązki te dotyczą zarówno podatników VAT, jak i podmiotów zwolnionych z VAT
Nasza rozmówczyni nie ma wątpliwości, że bieżący rok należy traktować jako dobry czas na wdrożenie w nowe mechanizmy, a nie zgodę na omijanie nowych zasad. Odkładanie zmian do stycznia 2027 roku do błąd. Jej zdaniem znacznie lepiej jest wejść do systemu teraz, sprawdzić, jak działa obieg dokumentów, a także kto odpowiada za pobieranie faktur, korekty, oznaczenia i nadawanie uprawnień. Ewentualne pomyłki teraz mogą być bezbolesne. Od stycznia zapewne będzie to wyglądało inaczej.
Dobry czas na naukę. Kary w końcu staną się faktem
No właśnie: czego należy się spodziewać, gdy minie okres przejściowy?
Począwszy od 2027 roku wymierzając administracyjną karę pieniężną za naruszenie obowiązków KSeF, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa.
Sankcje, nakładane w oparciu o art. 106ni ustawy o VAT będą miarkowane, co oznacza, że przy ich nakładaniu brane pod uwagę będą m.in. okoliczności towarzyszące danemu naruszeniu (np. problemy techniczne po stronie podatnika).
W określonych przypadkach organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary
Co ciekawe, ministerstwo poinformowało nas, że "monitoruje sytuację i będzie podejmowało stosowne kroki w przypadku potrzeby dalszego wydłużenia okresów przejściowych". To jednak nie oznacza, że zmiany można lekceważyć i liczyć na to, iż kary będą przez lata odsuwane w czasie.
Największy błąd firm nie polega dziś na braku wdrożenia KSeF, lecz na przekonaniu, że skoro nie ma sankcji, można ten proces odsunąć na później. Już teraz przedsiębiorcy powinni umieć funkcjonować w nowym modelu - pobrać fakturę zakupową z systemu, prawidłowo ją oznaczyć czy ustalić role po stronie księgowości i sprzedaży. Równie ważne jest zrozumienie, kiedy można jeszcze korzystać z rozwiązań przejściowych, a kiedy trzeba już działać zgodnie z zasadami KSeF
Reasumując. Najbliższe kwartały nie powinny być dla firm czasem uciekania przed KSeF i funkcjonowania w przeświadczeniu, że nie przysporzy to problemów. Chociaż może powstać wrażenie, że funkcjonuje "podwójny obieg" dokumentów, nie jest to stan docelowy. A urzędnicy, którzy dzisiaj podchodzą do pewnych zachować w sposób wyrozumiały, ostatecznie zaczną pewnie wymierzać kary.
