Od 1 lutego nowy przymus dla milionów Polaków. Lepiej się przygotuj

Wprowadzany system ma służyć do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Obejmie on wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce, a jego wdrożenie podzielono na etapy.

Po co jest KSeF?

Celem wprowadzenia KSeF jest cyfryzacja fakturowania oraz księgowania faktur. E-faktura to po prostu plik, któremu nadaje się unikalny numer. Będzie ona archiwizowana w systemie i tam znajdzie ją odbiorca. Znika konieczność wysyłania dokumentu mailem czy jego drukowania (od tego są wyjątki). Politycy i urzędnicy przekonują, że z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to oczywiste korzyści:

• Procesy zostaną ujednolicone, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów;
• Faktury zawsze będą pod ręką i to bez konieczności ich przechowywania samodzielnie. Dotyczy to dokumentów wystawionych do dziesięciu lat wstecz;
• Przygotowanie dokumentów jest ułatwione (integracja systemu księgowego firmy z KSEF upraszcza import danych), a ich obieg usprawniony (faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym);
• Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony;
• Cyfrowa faktura nie zniknie i nie ulegnie zniszczeniu;
• Przyspieszy zwrot VAT – z 60 do 40 dni.

Oczywiście nie można zapominać o korzyściach, jakie z tego wdrożenia zamierza odnieść Skarb Państwa. Cyfryzacja procesów to większa transparentność i wyższa efektywność kontroli. KSeF ma po prostu ograniczyć szarą strefę i przynieść państwowej kasie dodatkowe miliardy złotych. Tylko w tym roku ma to być około 1,65 mld zł, jak przekonywał niedawno szef KAS Marcin Łoboda. W pełnym roku podatkowym może to być 1,8 mld zł. 

Jak korzystać z KSEF?

Z wdrażanego rozwiązania będzie można korzystać na różne sposoby. Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzia, które znaleźć można na stronie ksef.podatki.gov.pl. Są to: Aplikacja Podatnika KSeF, czyli rozwiązanie dostępne online, a także Aplikacja Mobilna KSeF. Alternatywą jest skorzystanie z e-mikrofirmy dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Osobną grupę stanowią programy finansowo-księgowe. Te muszą być jednak zintegrowane z KSeF.

KSeF umożliwi wystawianie faktur w kilku trybach. Pierwszym jest online, w którym wszystko odbywa się w czasie rzeczywistym. Kolejny to offline24, który umożliwi wystawianie faktur bez połączenia z KSeF. Użytkownik musi jednak dosłać dokument do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Rozwiązanie może się okazać przydatne m.in. w razie problemów z siecią. Tryb offline przyda się także wtedy, gdy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa. W tym przypadku dokument trzeba dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy. Wreszcie jest tryb awaryjny (o problemach musi poinformować MF). Fakturę wystawia się wówczas offline, a na przesłanie jej do systemu jest siedem dni roboczych od zakończenia awarii.

Warto zaznaczyć, że odbiorca nie musi akceptować faktury w systemie, by była ona ważna. Dokument uznaje się za otrzymany w chwili, gdy system nada mu numer. W przypadku klientów spoza Unii Europejskiej konieczne będzie wystawienie dokumentu w KSeF, a następnie przekazanie go nabywcy w ustalony sposób – np. PDF. Taka faktura ma kod QR z numerem KSeF, dzięki któremu można ją w prosty sposób zweryfikować.

Czy w razie błędu można edytować fakturę? Nie – po przyjęciu w KSeF staje się ona dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Rozwiązaniem jest faktura korygująca, a liczba korekt nie została ograniczona. Warto dodać, że KSeF nie wysyła powiadomień o wystawieniu faktury – trzeba to sprawdzać w oprogramowaniu komercyjnym lub tym przygotowanym przez resort finansów.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Od 1 lutego 2026 roku, a zatem już niebawem, wszystkie firmy będą w nim odbierać faktury. Z wystawianiem dokumentów sprawa wygląda inaczej, system będzie wdrażany etapami. Wraz z początkiem lutego obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie firmy, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT). Pozostałe przedsiębiorstwa obowiązek ten obejmie 1 kwietnia 2026 roku. Tu jednak ważne zastrzeżenie: do 31 grudnia br. można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe i elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT nie przekroczy na tych dokumentach 10 tys. zł.

Dlaczego usługa jest wdrażana etapami? Z jednej strony ma to być wyciągnięcie ręki do mniejszych przedsiębiorców, którzy zyskują więcej czasu na dostosowanie się do zmian. Z drugiej strony, spada ryzyko przeciążenia systemu informatycznego. W celu sprawnego wdrożenia systemu zdecydowano się też na jego start 1 lutego, a nie 1 stycznia – początek roku oznacza nierzadko nagromadzenie rozliczeń i sprawozdań.

Co z osobami, które prowadzą działalność gospodarczą, ale nie mają dostępu do sieci lub nie obsługują komputera czy smartfona? Takie okoliczności nie zadziałają jako wymówka. W tej sytuacji należy nadać odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur innej osobie – np. pracownikowi biura rachunkowego. Można to zrobić we wspomnianej aplikacji lub w programie księgowym zintegrowanym z systemem. Wymóg korzystania z KSeF dotyczy każdego podatnika, który ma obowiązek wystawiania faktury, znaczenia nie ma nawet forma prawna prowadzenia działalności. 

W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF?

Jeśli ktoś prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, może szybko uzyskać dostęp przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. W przypadku spółek konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot nie posiada pieczęci kwalifikowanej. W tym miejscu należy przypomnieć o nadawaniu uprawnień pracownikom czy biurom rachunkowym. Obejmują one m.in. wystawianie i przeglądanie faktur. 

Ministerstwo zapowiedziało, że od 1 kwietnia br. planowane jest umożliwienie logowania do KSeF przez węzeł krajowy, czyli także przez aplikację mObywatel.

Istotną kwestią jest oczywiście bezpieczeństwo. Przedstawiciele resortu zapewniają, że system został przetestowany przez różnego rodzaju służby oraz instytucje i jest bezpieczny. Przedsiębiorcy nie powinni się obawiać, że ktoś np. podszyje się pod ich PESEL i zaloguje się do KSeF. Jak już wspomniano, do uwierzytelnienia potrzebny będzie np. profil zaufany czy podpis kwalifikowany. W tym celu można też wykorzystać certyfikat KSeF. Czym jest ten ostatni?

Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania się w systemie, ale będzie też wymagany przy wystawianiu faktur w trybie offline. Narzędzie pozwoli opatrzyć fakturę wystawioną offline kodem QR, który umożliwi weryfikację tożsamości wystawcy faktury. Certyfikaty można pobierać od listopada ubiegłego roku. Wniosek w tej sprawie składa się w Module Certyfikatów i Uprawnień. Należy zaznaczyć, że certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż dwa lata od daty jego wydania (lub od daty początkowej jego obowiązywania wskazanej przez podatnika).

Przedsiębiorcy powinni się upewnić, że ich system księgowy jest zgodny z KSeF. Konieczne jest też śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów, bo w rozwiązaniu mogą być wprowadzane korekty i nowości. Wiedzę dot. nowego narzędzia można poszerzać z pomocą materiałów dostępnych m.in. na stronie resortu. Zebrano tam sporo pytań zadawanych przez firmy i udzielono na nie odpowiedzi.