Urzędy w Polsce pożegnają papier. Od 2028 tylko cyfrowe dokumenty
Od 1 stycznia 2028 roku urzędy pożegnają papier i przejdą na cyfrową dokumentację. Zamiast ton akt, drukarek i archiwów, w administracji publicznej zagości nowoczesność: system EZD RP – zapowiada Ministerstwo Cyfryzacji.
Ministerstwo we współpracy z NASK i COI wdraża EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej), który ma przenieść urzędową dokumentację do chmury.
Dziś w siedzibie NASK odbyła się konferencja poświęcona popularyzacji elektronicznego zarządzania dokumentacją. Rząd zachęcał instytucje do wdrażania bezpłatnego systemu EZD RP.
EZD RP to nie jest system „dla centrali”. To system dla ludzi. Dla urzędników w gminach, starostwach, urzędach wojewódzkich, ministerstwach. Dla obywatelek i obywateli, którzy chcą załatwiać sprawy szybko, prosto i bez stresu. To konkretny krok w stronę państwa, które nie tylko ma cyfrowe narzędzia, ale potrafi je używać, z korzyścią dla ludzi
Już ponad 1300 jednostek administracji publicznej korzysta z systemu EZD RP. Do czerwca 2026 roku liczba ta ma się podwoić. Ministrostwo wyjaśnia, że system został zaprojektowany z myślą o wszystkich typach instytucji – od trzyosobowego zespołu Państwowej Inspekcji Nadzoru Budowlanego w Hajnówce, po Urząd Miejski w Białymstoku, zatrudniający ponad 1200 osób. Z rozwiązania korzystają już m.in. szpitale, przedszkola, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej, ministerstwa, KRUS i Kancelaria Sejmu.
Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że EZD RP gwarantuje wysoki poziom ochrony danych przed cyberzagrożeniami. System pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, znacząco skraca czas realizacji spraw i eliminuje chaos charakterystyczny dla dokumentacji papierowej. Zapewnia także płynną wymianę informacji z ePUAP i e-Doręczeniami oraz Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
Co też ważne, nowy system umożliwia obywatelom śledzenie postępu ich spraw i zapewnia dostęp do dokumentów. Jednocześnie oznacza brak kosztów licencyjnych, ograniczone zużycie papieru, redukcję sprzętu biurowego oraz niższe koszty archiwizacji.
EZD RP to rozwiązanie całkowicie bezpłatne. Jednostki publiczne nie ponoszą żadnych kosztów wdrożenia ani utrzymania – otrzymują nie tylko dostęp do systemu, ale również szkolenia, wsparcie wdrożeniowe oraz infrastrukturę chmurową. Na realizację kolejnych wdrożeń projektu Polska przeznacza 200 milionów złotych w ramach funduszy z Krajowego Planu Odbudowy.
Zgodnie z przepisami, od 1 stycznia 2028 roku wszystkie jednostki administracji publicznej – rządowej i samorządowej – będą zobowiązane do stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Według Ministerstwa system EZD RP jest najpowszechniejszym i najlepiej przygotowanym narzędziem do spełnienia tych wymogów.
